助成決定後の手続き(建物・備品整備)

助成決定後の手続き(建物・備品整備)

※令和4年4月1日以降に事業を開始してください。

実施要領は、助成金を受け取る交付申請の手続きから事業完了後の結果報告までの事務や留意すべき事項について定めたものです。
事業の実施にあたりましては、この要領に基づき進めてください。

 <令和4年度事業版>共同募金助成事業実施要領 建物・備品整備(PDF)  建物・備品用 記入例&様式集 事業費用 記入例&様式集  手続きフローチャート

事業内容の確認

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請負業者の決定・契約

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助成金の交付申請

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助成金の減額について

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請負業者への支払い

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支払いの完了報告

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助成事業の広報
ありがとうメッセージ

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助成事業の変更・延期について

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助成事業の辞退について

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赤い羽根、シンボルキャラクターの
ダウンロード

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事業内容の確認

(1)事業実施期間
   令和5年3月31日まで

(2)請負(発注)業者決定前の準備
  入札や見積り合わせの前に、実施する事業内容を確定してください。
  ①工事の場合…施工方法や仕様等  ②備品の場合…機能や機種、数量等

○団体の経理規程等に基づき、競争力の働く方法(入札や見積もり合わせなど)で請負業者を決定してください。
 ※助成要望時の見積書で契約等(発注)しないでください。

○請負金額が100万円以上の事業は、埼玉県共同募金会において契約内容を確認しますので、業者と契約を締結しましたら、1か月以内に以下の書類を提出してください。
 ※請負金額が100万円未満の事業は、契約内容の事前確認はありません。ただし、極力書面による契約や請書を作成してください。
 ※契約書の確認は、不備等がある場合にのみ連絡しますので、事業は契約に沿って進めてください。

請負業者の決定・契約
※車両購入事業での注意点
共同募金会では、車両購入におけるディーラーの注文書は、契約書として認めません。
注文書は、ディーラーに対して、注文するという意志を示す内容となりますので、契約金額・納期・支払い方法・契約日等を明記した契約書を作成してください。

 助成事業契約内容報告書(Excel)
※その他契約内容報告書に記載の添付書類を提出すること
   記入例(PDF)    売買契約書 見本(Word)    開札調書 見本(Word)   

助成金の交付申請(助成金の請求) 

助成金は、交付申請に基づき、指定口座へ振り込みますので、事業が完了したら、助成金を受取る手続きを取ってください。
※交付申請時に助成金分を含めた全ての支払いが完了している場合は、交付申請に併せて 支払完了報告 を行ってください。

【送金日について】

交付申請書の提出

助成金の送金日

月末まで

翌月15日前後

15日まで

当月末

【提出期限】令和5年3月31日

 交付申請書及び交付申請事業完了報告書(Excel)    記入例(PDF)    助成団体における公表について(PDF)       標示板の作成・掲出について(PDF)    受配掲示板の製作例(word)   →赤い羽根、シンボルキャラクター等広報素材

助成金の減額について

○契約内容報告書提出時または交付申請時、本会で規定する助成率に応じ、助成金を減額することがあります

  助成率 ・法人格あり 75%  ・法人格なし 90%
 (※自動車購入事業は、車両本体価格+オプション品が対象経費です)

請負業者への支払い

○代金の支払いは、請求書に基づいて、法人(団体)保有口座の金融機関からの振込みにより行ってください。
 ※契約書と合致した支払い方法になっているかを確認してください。

○振込手数料は、団体側が負担してください。

○複数回に支払いが分かれている場合は、その都度領収書を受け取ってください。
 ※共同募金会では、金融機関の振込み控えは、領収書として認めません。

支払いの完了報告

○全ての支払いが終わり、支払い毎の領収書が揃っていることを確認し、支払い完了報告書を提出してください。

 助成事業支払い完了報告書のダウンロード(Word)    記入例(PDF)

助成事業の広報 ありがとうメッセージ

○施設・団体独自の広報紙やホームページで積極的に広報してください。
○寄付者に向けて、ありがとうメッセージを作成してください。メッセージは、共同募金会のホームページや広報資材に使用し、共同募金の使途として
PRします
  共同募金ありがとうメッセージの提供について(お願い)(PDF)   ありがとうメッセージ様式(Word)   ※写真や動画はデータのまま、メール提出にご協力ください。
 →参考
  
  写真データの送付先:11@akaihane-saitama.or.jp

助成事業の変更・延期について

○「助成事業の内容の変更」や「事業実施年度の延期」を行う場合は、事前に承認を必要としますので、本会に協議のうえ、
  以下の様式で申請してください

 助成事業変更申請書と変更理由書(Excel)
○承認を得ずに事業を実施した場合は、助成決定を取り消すことがあります。
○契約書の内容に変更が生じた場合は、団体と施工業者との間に変更契約書を作成してください。

変更申請が不要なもの(一例)
・備品等の購入におけるメーカーの変更
・入札、見積合わせの結果、事業費総額が減額となった場合

助成事業の辞退について

助成決定を受けた事業を中止する場合は、辞退届を提出してください。
 共同募金助成金辞退届(Word)

申請書の提出先

社会福祉法人埼玉県共同募金会
〒330-0075 さいたま市浦和区針ヶ谷4-2-65 彩の国すこやかプラザ
T EL:048-822-4045